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メールシステムの更新

システム更新 メール

 最近、会社のメールシステムを更新しました。更新を終えて、どうやったらもっとスムーズに移行できたのだろうか、ほかの会社はどうしているんだろうかといった疑問が生まれてきた。

大変だったこと

 とにかく大変だったのは移行の仕方についての問い合わせの量と応対です。MXレコードを切り替える当日まではチラホラと問い合わせがあったのですが、特別対応しきれないといことありませんでした。しかし切り替え当日は部内の全員が夜まで常に電話を取り続けなければいけないほどの問い合わせが殺到。メールは業務に必須のツールということもあり、電話口で激おこになってしまわれた方もいました。また自分の部署ではリモートで各社員のPCにアクセスすることができないため、設定したけどうまくいかない!という問い合わせに対して、相手の画面が見えない状態で確認をせざるを得ず、口頭のみで画面の誘導をするのには非常にしんどかったです。同じ社内であれば直接出向くこともできるのですが、支社などからの問い合わせには電話でしか対応できません。自分で設定することを完全に諦めている人にはやはりリモートでさくっと設定したほうがずっと楽なのに。

メールの環境について

 管理するメールアカウントが千単位で必要な社員数なのですが、皆基本的にはクライアントのメールソフト、ほとんどはoutlook expresswindows live mailに設定して使用しています。ITに強い社員は全体の割合からすると低く、自分がメールソフトを使っているという認識がない人も沢山います(メールはメールでしょ?ソフトって何?という感じ)。自分で設定したことがない人も少なくありません。

移行の流れ

 今回の移行ではオンプレからSaaSに切り替えたのですが、それに伴ってどうしてもクライアント側の設定も変更する必要がありました。そこで、主要なメールソフトの設定マニュアルや移行の説明書を作成し、移行日当日までに新メールシステムのアカウント設定と切り替え後に旧アカウントの設定変更をしてもらうようイントラとメールで複数回に分けて通知しました。部長級は文書による全社連絡でも通知されていたようです。

反省点

 新メールシステムは個人のメールボックスの容量が前システムのものより格段に増え、ウェブメール機能も充実していたことからIMAPでの設定方法とPOPの設定方法の2種類とそれぞれの違いをマニュアルで通知しました(今まではPOPのみ)。しかし、結果として結局どっちで設定すればいいの?という質問が多数寄せられることになりました。今までとまったく同じ使い方でいいという人には素直にPOPで設定する選択肢だけにしておけば良かったなあと。またIMAPとPOPではメールクライアントでの送受信処理がPOPと違うということが伝え漏れていたため、今までと同じ使い方(メッセージルールの振り分けとか)ができないじゃないかという苦情も。やはり慣れた使い方が出来ないことへの拒否反応は大きく、ウェブメールも使ってくれる人はあまり多くなさそうです。

 また、MXレコード切り替え前後で設定作業を2回に分けてしまったため(もちろん切替後に一回設定するだけでも大丈夫なんですが。。。)、かえってユーザに混乱を招いてしまったことや、イントラやメールでの通知に全く気づいてなかったユーザも少なくなかったので、もっと正確に、確実に情報を伝え、何をすればいいのか?という迷いを生むことなく誘導するためのステップを考える必要がありました。

今後

 とりあえずクライアントソフトの利用から開放されたいです。できるだけウェブメール使ってほしいです。ソフト側の不具合の問い合わせは再現が出来ず、どうにもならないものもあるしなー。